Sextans Internet Inc. s’engage à assurer la protection de votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous vous invitons maintenant à prendre connaissance de notre politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après la politique), conçue de manière à respecter les lois applicables concernant la protection des renseignements personnels.

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant. 

Objectifs de la politique de confidentialité

Notre politique a pour principal objectif de vous informer des raisons et de la façon dont notre entreprise, ou toute personne agissant en son nom, procédera à la collection et l’utilisation de vos renseignements personnels en plus de définir ce que nous entendons par « renseignements personnels ». Et ce, pour nous assurer d’un consentement éclairé de votre part.

Nous nous engageons à collecter, traiter et partager les informations permettant de vous identifier que lorsque vous y aurez consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.

Aux fins de la présente politique, nous entendons par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous « anonymiserons », « pseudonymiserons » et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.

Entrée en vigueur

La présente politique s’applique à partir du 22 septembre 2023 et remplace la politique sur la protection de la vie privée sur laquelle nous nous basions avant cette date.

Les modalités de recueil du consentement

Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Il n’est pas toujours possible, notamment dans le cadre d’une demande de l’État, d’obtenir le consentement de la personne pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels. Nous nous engageons à ne jamais communiquer ce type de renseignements, autrement qu’en conformité avec la présente politique, sauf si la loi nous y oblige ou le permet.

Objectifs de la collecte de données

Les informations collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité.

Nous allons collecter et traiter les données et informations nécessaires pour l’atteinte des objectifs suivants :

• Prestation de services à nos clients :
  • Conception et production de matériel graphique imprimé et numérique (brochure, dépliant, bannières, publicités, journaux interne, signalisation, visuels pour médias sociaux, etc);
  • Design et programmation de sites, d’applications et de fonctions web;
  • Rôle-conseils en communication visuelle et solutions interactives;
  • Coordination de la production graphique, etc.
    
• Autres activités faisant partie intégrante de notre exploitation :
  • Besoin de natures administratives, facturation;
  • Relations avec les clients incluant la remise de documents et de fichiers;
  • Recrutement de personnel et de contractuels.

Renseignements personnels collectés

Notre entreprise peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente politique, ou lorsque permis ou requis par la loi. Ceux-ci seront tous protégés.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et notre entreprise. Il est donc prioritaire de vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons et nous vous présentons les renseignements auxquels nous accordons une attention particulière notamment :

• Nom et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

• Justificatifs d’identité : Mots de passe, indices de mot de passe et autres renseignements de sécurité semblables servant à vous identifier et à accéder à votre compte.

• Données démographiques : Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre pays ainsi que votre langue de communication.

• Données de paiement : Données nécessaires au traitement de paiements, comme le numéro de l’instrument de paiement (p. ex., transferts bancaires) et le code de sécurité qui s’y rattache.

Les finalités de traitement des données :

• Fournir nos services : Nous utilisons les données pour faire fonctionner nos services dans un contexte d’affaires.

• Personnalisation : Certains services incluent des fonctionnalités personnalisées pour optimiser vos expériences et votre satisfaction. Ces fonctionnalités utilisent des processus automatisés permettant d'adapter vos expériences en fonction des données dont nous disposons pour nos clients et avec leur consentement.

• Support client : Nous utilisons les données pour diagnostiquer et résoudre les problèmes relatifs aux services, fournir d’autres services de support et d’assistance.

• Contribuer à la sécurisation et à la résolution des problèmes : Nous utilisons les données pour contribuer à la sécurisation et à la résolution des problèmes de nos services. Cela comprend l’utilisation des données pour assurer la sécurité des services offerts à nos clients, la détection des programmes malveillants et des activités malveillantes, la résolution des problèmes de performances et de compatibilité pour aider les clients à tirer le meilleur parti de leur expérience et les informer des mises à jour de nos produits et services. Cela peut inclure l'utilisation de systèmes automatisés pour détecter les problèmes de sécurité.

• Sécurité : Nous utilisons les données pour protéger la sécurité de nos produits et de nos clients. Nos fonctionnalités de sécurité peuvent empêcher le fonctionnement de logiciels malveillants et informer les utilisateurs de la détection d’un logiciel malveillant sur leur appareil.

• Communications : Nous utilisons les données que nous recueillons lors de communications avec nos clients. Vous pouvez refuser de souscrire à nos logiciels ou même nos communications par courrier électronique, SMS. Pour de plus amples informations sur la gestion de vos coordonnées, consultez la section Modalité d’accès et de contrôle de vos renseignements personnels de la présente politique.

• Transactions commerciales : Nous utilisons des données pour traiter vos transactions avec nous. Par exemple, nous traitons des informations de paiement.

• Création de rapports et opérations commerciales : Nous utilisons des données pour analyser nos opérations et améliorer le processus décisionnel. Cela nous permet de prendre des décisions informées et de créer des rapports sur les performances de nos activités.

• Protection des droits et de la propriété : Nous utilisons les données pour détecter et empêcher les fraudes, résoudre les litiges, mettre en œuvre des contrats et protéger notre propriété.

• Conformité juridique : Nous traitons les données pour nous conformer à la loi. Nous traitons également les coordonnées et les identifiants pour aider les clients à exercer leurs droits en matière de protection des données.

Les procédés de traitement utilisés

Sextans Internet Inc. accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tels que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.

Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

Sextans Internet Inc. s’assure que tous les renseignements personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.

Vous avez le droit de demander accès à vos renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts. Si vous croyez que vos renseignements personnels sont inexacts ou si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez faire une demande en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique.

Dans la mesure de nos moyens, nous vous fournirons un accès en temps opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que nous ayons besoin de vérifier votre identité.

Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous donner accès à vos renseignements personnels. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.

Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à notre entreprise, à l'exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants :

• • Avec votre consentement;
  • Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les renseignements personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Notez que nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité;
  • Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des renseignements personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente politique de confidentialité, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité;
  • Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des renseignements personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.

Sextans Internet Inc. s’engage à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

Utilisation de témoins et technologies similaires

Sextans Internet Inc. utilise uniquement des fichiers témoins (« cookies ») essentiels à une navigation efficace et permettant de préserver la cohérence de la session. Nos serveurs peuvent collecter des fichiers journaux (« log ») contenant certains renseignements relatifs aux visiteurs. Des marqueurs sont utilisés pour connaître le taux d'ouverture de certaines de nos communications électroniques.

Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et notre entreprise n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

Conservation des renseignements personnels

Notre entreprise conserve les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos services. Durant la période de conservation, nous prenons des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des renseignements personnels.

Vos renseignements personnels sont conservés au Canada, ou aux États-Unis lorsqu’ils sont utilisés par des prestataires de services qui se situent aux États-Unis (ex : Google).

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.

Autres informations

Modifications des présentes règles :
Nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site web (y compris, pour certains services, par le biais d'une notification par courriel).

Personne responsable de la conformité :
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité:

Responsable de la protection des renseignements
Sextans Internet Inc.
2120 rue Sherbrooke est, bureau 400, Montréal H2K 1C3
Téléphone : (514) 522-8196
Courriel : bonjour@sextans.com